Архивный отдел администрации города Ессентуки

Отдел осуществляет следующие функции:

Разработка проектов муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела.

Подготовка предложений для Главы города по развитию архивного дела в городе, а также улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов.

Доведение до сведения Главы города и подготовка материалов, содержащих данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела.

Представление в уполномоченный орган в области архивного дела отчетов и необходимой информации:

• об исполнении отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края;
• о состоянии архивного дела в городе;
• о численности, составе и движении работников отдела.

Участие:

• в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;
• в работе коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела и иных мероприятиях;
• в пределах своей компетенции в работе международных организаций, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене;
• в области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:

Постоянное хранение:

• документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности города после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;
• документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории города;
• документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Временное хранение:

• архивного фонда Ставропольского края в соответствии с наделением органов местного самоуправления города отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области в соответствии с Законом Ставропольского края от 31.12.2004 № 122-кз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края  по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края»;
• документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности города, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
• документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории города.

Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание документов в должном физическом состоянии.

Проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в отделе, и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета.

Контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов.

Специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в отделе.

Контроль за сохранностью выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возращению архивных документов в архивохранилища отдела.

В пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов.

Создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе, и фонда пользования.

Разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях; выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

В области организации комплектования (формирования) архивными документами осуществляет:

• составление списков учреждений – источников комплектования отдела, внесение предложений по изменению списков и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;
• ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела;
• в пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела);

рассмотрение и подготовку:

• к утверждению (согласованию) экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела описей дел документов постоянного срока хранения и описей дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
• Совместно с источниками комплектования согласовывает инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования отдела.

Взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи:

• в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
• по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
• по упорядочению документов по личному составу;
• по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
• по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
• по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;
• в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

В области учета архивных документов осуществляет:

• Государственный учет архивных документов, хранящихся в отделе и источниках комплектования отдела; представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный орган в области архивного дела  для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;
• фондирование архивных документов при описании принятых  в отдел необработанными документов, переработке  описей, не отвечающих требованиям поиска и учета документов, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования;
• ведение учетной базы данных «Архивный фонд», представление копии базы данных в уполномоченный орган в области архивного дела для ведения базы данных «Фондовый каталог».

В области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:

• информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
• предоставление архивных документов пользователям в читальном зале отдела;
• предоставление государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронном виде, в соответствии с федеральными законами от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона  «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
• экспонирование архивных документов на выставках;
• использование архивных документов в средствах массовой информации;
• проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, дней открытых дверей, лекций, докладов, читательских конференций, уроков для  школьников и др.) с использованием архивных документов;
• публикация архивных документов;
• создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, хранящимся в отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;
• подготовка и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых отделом архивных копиях, выписках и справках  по поступившим из-за рубежа  запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;
• обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.

Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.

Иформационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, относящимся к муниципальной собственности и находящимся на хранении в муниципальном архиве.

Документы, регулирующие деятельность:

• Положение об архивном отделе администрации города Ессентуки, утвержденное постановлением администрации города Ессентуки 22 июля 2016 года № 1211